Importação de clientes em massa
A importação em massa de clientes foi pensada para facilitar a importação de um grupo de clientes na plataforma da Vindi, seja no momento de transferir seus clientes para a Vindi ou a partir de uma promoção específica.
Além de tornar o cadastramento de clientes mais rápido para você, é possível também associar esses contatos a planos previamente cadastrados e ativos, criando assim novas assinaturas.
Importante: A importação em massa criará novos clientes e novas assinaturas e não poderá ser desfeita, após iniciada.
Passo 1: Exportando o modelo de arquivo .CSV
Para processar a importação dos seus clientes com sucesso, é necessário utilizar o modelo base (.csv delimitado por vírgulas) com os campos aceitos atualmente pela plataforma:
Faça o login na plataforma e, então, exporte o modelo;
Assim que salvar o arquivo no seu computador, você poderá abrir o arquivo .csv nos mais conhecidos programas de planilhas existentes no mercado. Nosso modelo utiliza a vírgula como separador de colunas;
Caso utilize o Microsoft Excel e encontrar todas as informações separadas por vírgula na primeira coluna ao abrir o arquivo no seu computador, saiba como ajustar clicando aqui;
Com as colunas estruturadas, preencha as linhas com as informações dos seus clientes;
Por fim, salve o arquivo em .csv. É necessário importar na plataforma .csv delimitados por vírgulas, desconsidere outras opções de delimitação.
Requisitos para importação
O arquivo a ser importado na plataforma deve ser .csv;
Podem ser importados na plataforma arquivos .csv delimitados por vírgulas ou por ponto e vírgula;
O arquivo deve ter no máximo 1GB de tamanho;
O arquivo deve conter as mesmas colunas na ordem do modelo.
Campos disponíveis na importação e suas validações
Atualmente, é possível adicionar clientes com os seguintes campos:
Informações básicas:
Nome completo: é o único campo obrigatório e deve ter menos do que 255 caracteres;
E-mail: deve ser válido e estar no formato xx@xx.xxx ou xx@xx.xxx.xx;
Número do CPF ou CNPJ: deve ser válido e conter apenas números.
Telefone:
Tipo: tipo do telefone deve estar preenchido como celular ou fixo;
Prefixo DDI: deve conter apenas números e estar no formato +xxx ou +xx;
Código DDD: deve conter apenas números;
Número: deve conter 8 ou 9 dígitos numéricos;
Ramal: deve conter apenas números e ter até 6 dígitos.
Endereço:
CEP: pode ser inserido com ou sem hífen;
Endereço: deve ter menos do que 255 caracteres;
Número: deve ter menos do que 255 caracteres;
Complemento: deve ter menos do que 255 caracteres;
Bairro: deve ter menos do que 255 caracteres;
Cidade: deve ter menos do que 255 caracteres;
Estado: deve ser a sigla com duas letras.
Outros:
Observações: sem validações;
Código externo: deve ser único e não constar em nenhum registro já existente na plataforma.
Importante:
Embora apenas o campo do nome completo seja obrigatório, encorajamos que você inclua pelo menos uma informação de contato, como e-mail ou telefone para aproveitar o melhor da plataforma com o envio de notificações. Ah! E não se esqueça também que o endereço também é obrigatório em caso de emissão de boletos;
Confira se todos os campos da sua planilha estão configurados como campos de texto. Para ter certeza, selecione todos os campos e, em seguida, altere sua formatação para “texto”;
Revise a sua base e tenha certeza de que não há quebra de linhas ou ponto e vírgula dentro de uma célula;
Existe um processo de validação no campo “Número do CPF ou CNPJ”, por isso confira a existência do número do documento e valide a quantidade de caracteres (devem ser 14 no caso de CNPJ ou 11 caracteres no caso de CPF).
Passo 2: Importando o modelo de arquivo .CSV
Siga o passo a passo abaixo para importar seus clientes com sucesso na plataforma:
Após acessar a plataforma, clique em “Clientes” no menu lateral e em seguida, no botão “Importação em Massa”
Caso já tenha exportado o modelo e já tenha preenchido com os dados dos seus clientes, clique no botão “Nova importação” no canto superior à direita;
Caso ainda não tenha exportado o modelo de arquivo em .CSV e preenchido com os dados dos seus clientes, clique em “modelo de arquivo” na base inferior da página e então siga para o passo 1 deste tutorial.
Após a leitura do processo de importação em 4 passos, clique em “Começar” e, em seguida, escolha o arquivo a ser importado na plataforma ao clicar no botão “Escolher arquivo” no canto direito;
Com a abertura da janela, localize o arquivo .csv desejado e selecione “Abrir”. Apenas um arquivo é aceito por importação;
Você pode conferir se o arquivo selecionado anteriormente é o correto.
Caso não seja o arquivo desejado, você poderá limpar o campo de envio de importação ao clicar no botão “Limpar” e então selecionar outro arquivo ao clicar no botão “Escolher arquivo” novamente;
Quando estiver certo de que selecionou o arquivo correto para importação, selecione o botão “Próximo”.
Ao enviar o arquivo para a plataforma, realizaremos a pré-validação para ter certeza de que está de acordo com os requisitos para importação.
Caso não esteja de acordo com os requisitos, o sistema lhe mostrará um aviso em vermelho com as informações do erro;
Você poderá adicionar o arquivo corrigido ao clicar no botão “Escolher arquivo” novamente.
Caso o arquivo inserido esteja de acordo com os requisitos, o sistema lhe mostrará um aviso verde na parte superior da página e permitirá que você prossiga com a importação.
Passo 3: Escolhendo associar ou não todos os contatos da lista a um plano
Nesse momento, você poderá escolher se deseja associar toda a lista importada a um plano específico ou apenas adicionar seus clientes novos à plataforma.
Importante: Caso você queira criar vínculos com mais de um plano, é necessário fazer uma importação para cada plano.
Escolha se deseja associar seus clientes importados à um plano pré-cadastrado na plataforma para gerar novas assinaturas.
Escolha “Não”, caso você queira apenas importar novos clientes na plataforma e siga para o Passo 4.
Escolha “Sim”, caso queira associar seus clientes e criar novas assinaturas recorrentes automaticamente.
Em seguida, escolha o plano para associação. Apenas são listados planos que tenham produtos;
Após escolher o plano, defina a data de início da assinatura. É importante notar que o dia da cobrança estará de acordo com a configuração do plano escolhido;
A seguir, escolha o método de pagamento para cobrança. Apenas os métodos de cartão de crédito estão disponíveis. No momento da primeira cobrança, a plataforma enviará uma notificação aos clientes da lista que tenham contatos cadastrados (como e-mail) automaticamente para coletar os dados do cartão para salvar em seus perfis de pagamento;
Selecione a caixa (checkbox) para ciência de possibilidade de cobrança e, por fim, selecione “Prosseguir” para revisar as informações e começar a importar seus clientes.
Importante: Todos os clientes importados aparecerão na listagem de inativos na seção de “Clientes” na plataforma, por não terem assinaturas ou faturas ativas atreladas ainda e aqueles que forem associados a um plano e que o início da assinatura já está vigente, aparecerão como ativos.
Passo 4: Revisando informações
Como passo final, é hora de revisar os passos anteriores, editá-los caso seja necessário e, então, iniciar a sua importação.
Confira o nome do arquivo, a quantidade de clientes a serem importados e clique em “alterar” para enviar um novo arquivo e recomeçar o processo, caso seja necessário;
Se não tiver associado a sua lista à um plano, clique em “Iniciar importação”;
Caso esteja associando a sua lista à um plano, verifique o nome do plano escolhido, a data de início da assinatura e o método de pagamento. Caso necessário, clique em “alterar” para retornar ao passo 3 e alterar essas informações;
Por fim, se tudo estiver certo e pronto para importar, selecione “Iniciar importação”.
Pós-importação: Entendendo os status e como corrigir os erros da sua importação
Após dar início a sua importação, você será direcionado a página inicial de importações em que poderá acessar todas as que já foram feitas anteriormente. Aqui, você pode acompanhar o status da importação e outras informações importantes como o arquivo de retorno, em caso de erros.
Acesse o registro de todas as suas importações ao clicar em “Clientes” no menu lateral e em seguida, no botão “Importação em Massa”. Cada uma das linhas representa uma importação;
Cada status da importação representa uma informação abaixo:
Processando: a importação está sendo processada e será concluída em breve;
Importado: todos os contatos da sua lista foram importados e associados com sucesso;
Parcialmente importado: uma parte dos seus contatos não foram importados por algum erro, enquanto outra parte foi importada e associada com sucesso. Você encontrará apenas os contatos que falharam no arquivo de erros para fazer as correções e iniciar nova importação;
Falhou: a lista de contatos não foi importada.
Ao clicar no “+”, você terá acesso a mais informações sobre a importação, como o plano associado, data do início da assinatura e o usuário responsável pela importação.
Importante: Os arquivos de importação e de erro ficarão disponíveis para download até 2 meses.
Acesso e Permissões
Por ser uma ação importante dentro da plataforma, você precisa ter a permissão concedida para importar clientes na plataforma, caso contrário, o botão de importação em massa não ficará visível para você.
Os perfis pré-configurados da plataforma que já possuem essa permissão são: Administrador, Proprietário, Gestor, Atendimento. O perfil Observador consegue visualizar as importações já feitas, porém não consegue criar novas importações.
Você deve alterar seus perfis customizados para visualizar e criar importações, caso seja necessário.
Importante: Não é permitido a utilização de caracteres especiais, como "ç".